Wyzwania współczesnego biznesu narzucają przedsiębiorcom konieczność kontrolowania każdego aspektu życia firmy. Jednym z takich elementów jest bez wątpienia obieg i zarządzenia firmowy dokumentami. Nie wszyscy jednak zdają sobie sprawę, że wybór niewłaściwej metody zarządzania może pociągać za sobą wiele niebezpieczeństw.

Jak bezpiecznie zarządzać dokumentami w firmie?

Nawet w niewielkiej firmie dokument różnego typu potrafią przytłoczyć swoją ilością. Umowy z pracownikami, rachunki, faktury, raporty oraz kilkadziesiąt innych typów „papierów”. Jak sobie z nimi radzić, aby nie narazić się potencjalne straty wynikające np. wycieku danych lub ich zgubienia? W dobie powszechnego dostępu do internetu rozwiązaniem wydaje się być przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Można to zrobić, na co najmniej kilka sposobów:

  • Na komputerach pracowników – osoby pracujące w firmie zapisują lub skanują swoje dokumenty i archiwizują na firmowych dyskach twardych. Metoda ta nie wymaga wdrożenia specjalnych procesów, ale w dłuższej perspektywie czasu może okazać się bardzo niekorzystna.
  • Dysk współdzielony – rozwiązanie to polega na utrzymywaniu specjalnego komputera z dyskiem sieciowym, na którym pracownicy przesyłają wszelkiego rodzaju dokumenty. Niewątpliwą zaletą tego sposobu jest archiwizacja wszystkich dokumentów w jednym miejscu i szybki dostęp do nich w razie potrzeby.
  • Systemy ECM – specjalne oprogramowanie służące do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Tego rodzaju rozwiązania posiadają m. in. możliwość wersjonowania plików czy wbudowane mechanizmy OCR

Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?

W przeciwieństwie do tradycyjnej formy archiwizacji, elektroniczny magazyn dokumentów posiada szereg zalet, które znacząco usprawniają pracę oraz logistykę związaną z zarządzaniem firmową dokumentacją.

  • Szybkie wyszukiwanie – wbudowane wyszukiwarki systemowe pozwalają na błyskawiczne znalezienie danego dokumentu. Nie trzeba przerzucać stosów różnych segregatorów – wystarczy wpisać np. nazwę pliku i… zacząć pracować!
  • Współdzielenie – w wielu firmach „koszmarem” jest wzajemne przynoszenie sobie dokumentów. Infrastruktura sieciowa pozwala uniknąć takich problemów. Wystarczy np. udostępnić odpowiednie miejsca na dysku i zostawić tam plik, do którego inny pracownik może mieć w każdej chwili dostęp.
  • Dostęp w każdej chwili i z dowolnego miejsca – nie trzeba jechać specjalnie do siedziby firmy, aby sprawdzić zapisy umowy czy inne ważne informacje. W wielu przypadkach firmowe archiwum może z łatwością przeglądać nawet za pomocą smartfonu.
  • Edycja dokumentów w czasie rzeczywistym – w razie potrzeby część dokumentów może być udostępniona do edycji. Pozwala to na natychmiastowe dokonywanie i zapisywanie zmian.

Jak widać, elektroniczny sposób zarządzania dokumentami wpływa nie tylko na bezpieczeństwo pracy, ale także na optymalizację procesów biznesowych. Z pewnością o jego wdrożeniu powinno pomyśleć każde nowoczesne przedsiębiorstwo. Nie tylko duże! Świetnie sprawdzi się w też małej, lokalnej działalności, gdzie np. nie ma miejsca na magazyn dokumentów.