Chcąc zachować niezbędny porządek w dokumentacji magazynowej, trzeba zakupić program do fakturowania z magazynem, który pomoże opanować rejestrację płatności i zamówień oraz podliczy stany magazynowe. Wybór oprogramowania jest ogromny, a w ofercie producentów znajdziemy zarówno klasyczne programy desktopowe, jak i nowoczesne aplikacje sieciowe uruchamiane w przeglądarce internetowej.

Po co nam program do prowadzenia magazynu?

Na potrzeby raportów dla Urzędu Skarbowego magazyn definiuje się jako ewidencję aktywów obrotowych, natomiast plik JPK_MAG to jej obraz rozszerzony o pewne informacje. JPK_MAG, czyli struktura magazynowa jest jedną ze struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zbiór danych wymaganych przez strukturę JPK_MAG odpowiada danym księgowym, które są przechowywane w systemach źródłowych. Oznacza to, że należy mieć program do fakturowania z magazynem, który będzie ewidencjonował każdy obrót. Do każdego ruchu zostało przypisanych wiele atrybutów, takich jak numer czy data dokumentu, data przemieszczenia towaru i informacje szczegółowe. Magazyn jest bowiem ewidencją aktywów obrotowych, natomiast plik JPK to obraz tej ewidencji, rozszerzony o dodatkowe informacje wynikające z przepływu poszczególnych towarów przez dane przedsiębiorstwo. Magazyn-ewidencja może być miejscem składowania towarów, ale brak fizycznej lokalizacji nie oznacza braku magazynu.

Jakie program do fakturowania z magazynem wybrać?

Zamiast kupować osobny program do faktur i do obsługi magazynu, lepiej wybrać program do fakturowania z magazynem, który umożliwia wystawianie wszystkich rodzajów faktur i rachunków, w tym dokumentów pro forma, faktur krajowych, eksportowych, zaliczkowych, VAT-UE i VAT-marża. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność przeznaczony jest program, dzięki któremu można prowadzić gospodarkę magazynową z opcją definiowania do sześciu cen sprzedaży każdego z towarów lub usług. To sprawia, że można śledzić stany magazynowe, przeglądać historię przyjęć i wydań oraz wykonywać spis z natury, aby stwierdzić, czy mamy braki czy nadwyżki w magazynie. Program r2faktury wyliczy należny podatek dochodowy i wygeneruje odpowiednie deklaracje. Ma również wbudowane rejestry sprzedaży i zakupów VAT, moduł fakturowania z opcją wystawiania dokumentów sprzedaży w języku angielskim i niemieckim oraz narzędzia do rejestrowania przebiegu pojazdów i wyposażenia firmy. W programie można też stworzyć wzór planu kont, który umożliwia segregowanie dokumentów kosztowych oraz sprzedażowych.

Oprogramowanie przydatne do sprawdzania stanów magazynowych działa na dowolnym komputerze w biurze i możemy z niego swobodnie korzystać. Zainstalujmy program do fakturowania z magazynem, by sprawnie prowadzić działalność.