Dokumenty zawierające m.in. dane osobowe podlegają ochronie prawnej. Nie mogą one dostać siew niepowołane ręce ani być w jakikolwiek sposób rozpowszechniane bez zgody osoby, której dotyczą. Taka dokumentacja, gdy jest już niepotrzebna, musi być profesjonalnie zniszczona. Kto odpowiada za przeprowadzenie tej operacji?

Jakie są wymogi prawne w zakresie niszczenia dokumentacji?

Wszystkie informacje, które zaliczane są do poufnych należy zawsze odpowiednio zabezpieczyć przed nieuprawnionym dostępem i rozpowszechnianiem. Dokumentacja, która jest już niepotrzebna musi być w odpowiedni sposób zniszczona, w przeciwnym wypadku odpowiedzialnym za to osobom grożą konsekwencje karne. Za umożliwienie dostępu do danych osobom, które nie są do tego uprawnione grozi grzywna, a nawet kara pozbawienia wolności do 2 lat. W przypadku, gdy działanie to nie było umyślne lub wynikło z zaniedbania kara jest niższa o rok. Grzywny w takim wypadku mogą sięgać nawet 100 tysięcy euro. Odpowiedzialność za fachowe zniszczenie dokumentów zawsze spoczywa nie tylko na właścicielu danej firmy, ale także na pracownikach zajmujących się administrowaniem danymi.

Jakie są konsekwencje zaniedbania obowiązków?

Oprócz kary finansowej lub więzienia osoba, która złamała obowiązujące przepisy, może ponieść odpowiedzialność także za narażenie bezpieczeństwa firmy. Ujawnione tajemnice handlowe, dane osobowe pracowników czy wyciągi z kont to łakomy kąsek dla konkurencji i przestępców. Kradzież cennych danych czy tożsamości to nie jest już wymysł filmowców, ale realne zagrożenie. Pozyskane w ten sposób informacje mogą narazić firmę lub osobę prywatną na bardzo poważne straty i to nie tylko finansowe, ale także wizerunkowe i inne.

Jak należy niszczyć dokumenty?

Obecnie w niemal każdej firmie stosowane są nowoczesne niszczarki dokumentów. Trudno wyobrazić sobie inne rozwiązanie, ponieważ jest to zdecydowanie najwygodniejsze i jednocześnie skuteczne. W sprzedaży dostępne są różne typy niszczarek, różniące się pod względem poziomu bezpieczeństwa. Do niszczenia dokumentów ogólnego użytku wykorzystywane są niszczarki poziomu 1, które tną papier na ścinki o powierzchni mniejszej niż 2000 mm2. Niszczarki poziomu 2 przeznaczone są do utylizacji dokumentów wewnętrznych. Tną one papier na ścinki o powierzchni mniejszej niż 800 mm2. Niszczarki poziomu 3 wykorzystywane są do niszczenia dokumentów poufnych, które tną na ścinki o powierzchni mniejszej niż 320 mm2.. Dokumenty tajne należy utylizować w niszczarkach poziomu 4, które tną papier na ścinki o powierzchni mniejszej niż 30 mm2. Do dokumentów ściśle tajnych należy używać niszczarek poziomu 5. Tną one dokumenty na ścinki o powierzchni mniejsze niż 10mm2.

Decydując się na niszczenie nośników cyfrowych – najlepiej jest skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm. Jeśli jednak nie są to dokumenty poufne czy ściśle tajne, to można zakupić do firmy specjalną niszczarkę, która skutecznie tnie nie tylko papier, ale także płyty CD i DVD, karty magnetyczne oraz dyskietki komputerowe.